Informacja
o przetwarzaniu danych osobowych na podstawie
ROZPORZĄDZENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i
w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE
(ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej „RODO”
Orange Polska S.A. jako pracodawca informuje, że przetwarza Twoje dane osobowe
W świetle przepisów RODO Orange Polska S.A. z siedzibą w Warszawie (dalej „OPL”) jest administratorem
Twoich danych osobowych przetwarzanych w związku z zatrudnieniem. To oznacza, że odpowiadamy za ich
przetwarzanie w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami.
Jako pracownik Orange Polska S.A. będziesz mieć dostęp do szkoleń dostępnych w grupie kapitałowej, do której
należy OPL (dalej „Grupie Orange”). Dla Twoich danych, które przetwarzamy, aby umożliwić Ci skorzystanie z tych
szkoleń, my (Orange Polska S.A.) oraz Orange SA z siedzibą w Paryżu będziemy współadministratorami. Jeśli
poniżej w tekście będziemy pisać o „Współadministratorach”, będziemy mieli na myśli obie te spółki.
Dane kontaktowe administratora
Orange Polska S.A.
Al. Jerozolimskie 160
02-326 Warszawa
Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych w OPL
inspektorochronydanych@orange.com
Cele, podstawy i okres przetwarzania Twoich danych osobowych
OPL przetwarza Twoje dane, uzyskane w związku z zatrudnieniem, w następujących celach:
- realizacji zadań pracodawcy związanych z zatrudnieniem pracowników:
• wynikających z obowiązujących przepisów prawa, np. prowadzenie dokumentacji w sprawach
związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracownika, wypłata wynagrodzeń i innych świadczeń
związanych z pracą, zapewnienie bezpieczeństwa i higieny pracy, realizacja świadczeń z zakładowego
funduszu świadczeń socjalnych, zapewnienie pełnego wykorzystania czasu pracy, w tym poprzez
monitoring – przez okres niezbędny do realizacji celu, nie dłużej niż przez okres wskazany w przepisach
prawa (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 c) lub art. 9 ust. 2 b) RODO, nazywana w skrócie „obowiązkiem
prawnym”);
• wynikających ze stosunku pracy, np. dotyczących przestrzegania warunków umowy w zakresie zakazu
konkurencji – przez czas trwania stosunku pracy, jak też po zakończeniu stosunku pracy (podstawa
prawna: art. 6 ust. 1 b) RODO, nazywana w skrócie „wykonaniem umowy”);
• inne zadania, np. zapewnienie rozwoju pracowników, realizacja programów, w tym międzynarodowych
Grupy Orange i działań motywacyjnych dla pracowników w tym przyznawanie benefitów – przez okres
niezbędny do realizacji celu, nie dłużej niż przez czas trwania stosunku pracy (podstawa prawna: art. 6
ust. 1 f) RODO, nazywana w skrócie „prawnie uzasadnionym interesem”); - zapewnienia bezpieczeństwa (w tym teleinformatycznego i fizycznego) i ochrona przed nadużyciami,
w tym poprzez prowadzenie monitoringu np.
• zapewnienie bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji, zachowania w
tajemnicy Informacji Chronionych – przez czas trwania stosunku pracy (podstawa prawna:
prawnie uzasadniony interes), a w przypadku monitoringu wizyjnego nie dłużej nić 3 miesiące –
(podstawa prawna: obowiązek prawny)
• zapewnienie właściwego wykorzystania czasu pracy i użytkowania udostępnionych
pracownikom narzędzi pracy, w tym na podstawie umowy (podstawa prawna: obowiązek
prawny) – przez czas trwania stosunku pracy - tworzenia zestawień, analiz, statystyk (na potrzeby zewnętrzne i wewnętrzne), np. raportowanie do GUS,
raportowanie dla celów wewnętrznych pracodawcy oraz dla celów Grupy Orange, wycena aktuarialna,
sprawozdawczość zarządcza, prace rozwojowe w systemach informatycznych, tworzenie modeli statystycznych –
przez czas trwania stosunku pracy i 5 lat po jego zakończeniu (podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes); - marketingowych, np. promowanie i sprzedaż własnych produktów i usług, prowadzenie badań jakościowych –
w zależności od podstawy prawnej prowadzenia tego rodzaju działań – przez czas obowiązywania zgody na
przetwarzanie przez pracodawcę danych w celu marketingu bezpośredniego, nie dłużej niż przez czas trwania
stosunku pracy (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 a) RODO, nazywana w skrócie „zgodą”, lub prawnie uzasadniony
interes); - ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń (w tym roszczeń między OPL a podmiotami trzecimi) – przez
okres wskazany w przepisach prawa dla przedawnienia poszczególnego rodzaju roszczeń (podstawa prawna:
prawnie uzasadniony interes).
We wskazanych wyżej celach dokonujemy profilowania, czyli zautomatyzowanej analizy Twoich danych. W
wyniku tego profilowania, co do zasady, nie podejmujemy w sposób zautomatyzowany decyzji, które
wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. O wyjątkach od tej zasady
przeczytasz niżej.
Twoje dane możemy przetwarzać w systemach sztucznej inteligencji (AI) w zakresie niezbędnym do celów, które
wskazaliśmy wyżej, i pod warunkiem zachowania wymaganych prawem zabezpieczeń i Twoich praw.
W celu realizacji naszych zadań wynikających z obowiązujących przepisów prawa, w sytuacjach określonych
przez te przepisy, przetwarzamy również dane należące do szczególnych kategorii danych osobowych np.
dotyczące Twojego zdrowia oraz dane ujawniające przynależność do związków zawodowych. Dane te
przetwarzamy przez okres wskazany w przepisach prawa, natomiast podstawą prawną ich przetwarzania jest art.
9 ust. 2 b) RODO, tj. wypełnienie obowiązków pracodawcy w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia
społecznego i ochrony socjalnej, i art. 9 ust. 2 h) RODO, tj. dla oceny zdolności pracownika do pracy.
Wykorzystujemy także dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych w sytuacjach
przewidzianych w obowiązujących przepisach prawa, na podstawie obowiązku prawnego oraz na podstawie art.
10 RODO.
Jako Współadministratorzy (razem z Orange SA) wykorzystujemy Twoje dane, aby umożliwić Ci korzystanie ze
szkoleń dostępnych w Grupie Orange. Możemy też tworzyć zestawienia, analizy i statystyki, w tym badać
skuteczność szkoleń oferowanych w Grupie Orange, a także wykonywać testy i prace rozwojowe w systemach
informatycznych
Podstawą prawną użycia Twoich danych dla umożliwienia Tobie korzystania ze szkoleń w Grupie Orange jest
prawnie uzasadniony interes każdego ze Współadministratorów.
W czasie Twojego zatrudnienia możemy wykorzystać Twoje dane, aby zaprosić Cię do badań kompetencji.
Podstawą prawną będzie nasz prawnie uzasadniony interes.
Automatyczne podejmowanie decyzji
Dokonujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji mających dla Ciebie istotny skutek w następujących
sytuacjach:
• wykrywania i zapobiegania nadużyciom w związku z korzystaniem przez pracowników z dostarczonych
przez pracodawcę narzędzi pracy (telefonu służbowego, komputera); w razie wykrycia nadużycia
ograniczamy lub blokujemy możliwość wykonywania i odbierania połączeń na tych urządzeniach;
podstawą prawną takiego działania jest art. 22 ust. 2 a) RODO, tj. podejmujemy je w związku z
wykonaniem łączącej nas z pracownikiem umowy;
• podczas udziału pracowników w niektórych konkursach, których rozstrzygnięcie dokonywane jest na
podstawie automatycznego przetwarzania danych o wynikach sprzedaży oraz podczas losowania miejsc
parkingowych, które rozstrzyga aplikacja OPL w zakresie przydzielenia miejsc parkingowych – podstawą
prawną takiego działania jest art. 22 ust. 2 c) RODO, tj. udzielona przez pracownika zgoda.
Jeśli w stosunku do Ciebie podejmiemy decyzję w sposób zautomatyzowany masz prawo ją zakwestionować.
Wtedy Twoja sprawa będzie rozpatrywana przez naszego pracownika.
Obowiązek podania danych
W sytuacji, gdy wynika to z przepisów prawa – w szczególności Kodeksu pracy i innych aktów prawnych z
zakresu prawa pracy, przepisów prawa podatkowego i ubezpieczeń społecznych, w zakresie, w jakim
pracodawca realizuje swoje obowiązki prawne, podanie danych osobowych i ich przetwarzanie przez pracodawcę
jest wymogiem prawnym.
W pozostałych przypadkach podanie danych nie stanowi wymogu prawnego, niemniej jednak może być
konieczne dla zrealizowania określonych zadań pracodawcy. O tym, czy w konkretnym procesie podanie danych
jest obowiązkowe czy nie, i jaka jest podstawa do przetwarzania przez nas Twoich danych będziemy Cię
informować odrębnie przy pozyskiwaniu Twoich danych dla realizacji tego procesu.
Pracodawca może przekazywać Twoje dane
- podmiotom przetwarzającym dane w imieniu pracodawcy, uczestniczącym w wykonywaniu czynności
pracodawcy, w tym:
• obsługującym systemy teleinformatyczne pracodawcy lub udostępniającym pracodawcy narzędzia
teleinformatyczne;
• wspierającym pracodawcę np. w wykonywaniu czynności kadrowych, płacowych, obsługi świadczeń
socjalnych, obsługi korespondencji, w procesie realizacji szkoleń;
• podmiotom świadczącym pracodawcy usługi doradcze, konsultacyjne, audytowe, pomoc prawną,
podatkową, rachunkową, agencjom badawczym, działającym na zlecenie pracodawcy; - innym administratorom danych przetwarzającym dane we własnym imieniu, w tym:
• Orange S.A. i podmiotom z Grupy Orange w związku z realizacją zadań, programów i badań Grupy
Orange, w tym w zakresie programów rozwojowych dla pracowników Grupy Orange, a także w zakresie
korzystania z Orange Plazza czy innych wspólnych platform i systemów;
• podmiotom świadczącym usługi medyczne, zakładom ubezpieczeń, dostawcy karty FitProfit, z którymi
pracodawca ma podpisane umowy na dostarczanie usług pracownikom;
• podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską, bankom, podmiotom udostępniającym
tereny lub obiekty na potrzeby świadczenia usług przez OPL;
• ZUS, właściwym terytorialnie urzędom skarbowym;
• Kontrahentom OPL w związku z zaangażowaniem pracowników w wykonanie umów łączących
Kontrahentów z OPL;
Orange SA, jako współadministrator, będzie jednym z odbiorców Twoich danych, które będziemy przekazywać,
aby umożliwić Tobie korzystanie ze szkoleń w Grupie Orange. W tym celu Orange SA uzyska od nas dostęp do
Twojego imienia i nazwiska, służbowego adresu e-mail, informacji o Twoim stanowisku. Twoje dane mogą być
dostępne także dla podwykonawców technicznych naszych lub Orange SA.
Przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)
Jeżeli w czasie trwania stosunku pracy z pracownikiem zdecydujemy o przekazaniu danych pracowników poza
EOG (obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię) – zrealizujemy to działanie wyłącznie w
sposób przewidziany prawem:
- na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony np. w państwie trzecim,
do którego przekazujemy dane, lub - pod warunkiem zapewnienia odpowiednich zabezpieczeń takich jak:
a. wiążące reguły korporacyjne (określone w art. 47 RODO),
b. standardowe klauzule ochrony danych przyjęte przez Komisję Europejską lub właściwy organ
nadzorczy w zakresie danych osobowych (art. 46 ust. 2 pkt. c lub d RODO),
c. zatwierdzony kodeks dobrych praktyk (art. 46 ust. 2 pkt. e RODO), zatwierdzony mechanizm
certyfikacji (art. 46 ust. 2 pkt. f RODO),
d. klauzule umowne zaakceptowane przez organ nadzorczy (art. 46 ust. 3 RODO),
e. a także w przypadkach niezbędnych ze względu na prawnie uzasadnione interesy administratora (pod
warunkiem spełnienia wymogów z art. 49 ust. 1 akapit drugi RODO).
Dotyczy to także przekazywania przez Współadministratorów Twoich danych używanych, aby umożliwić Ci
korzystanie ze szkoleń w Grupie Orange.
Kopię ww. zabezpieczeń możesz otrzymać, jeśli zgłosisz takie życzenie.
Jednocześnie informujemy, że gdy Twoje dane są przetwarzane w ramach Grupy Orange, mogą być przekazane
podmiotom mającym siedzibę poza EOG (z uwzględnieniem powyżej wskazanych zabezpieczeń).
Przysługujące Ci prawa
Możesz złożyć wniosek do pracodawcy (dotyczący danych osobowych), a w zakresie danych używanych, aby
umożliwić Ci korzystanie ze szkoleń w Grupie Orange – do obu Współadministratorów, o:
• sprostowanie (poprawienie) swoich danych;
• zapomnienie (usunięcie danych przetwarzanych bezpodstawnie);
• ograniczenie przetwarzania (wstrzymanie operacji na danych lub nieusuwanie danych);
• dostęp do danych (informacje o przetwarzanych danych lub kopię danych);
• przeniesienie danych do innego administratora danych lub do Ciebie (w zakresie określonym w art. 20
RODO).
Zakres każdego z tych praw oraz sytuacje, w których można z nich skorzystać, wynikają z przepisów prawa. To,
z którego prawa możesz skorzystać zależeć będzie m.in. od podstawy prawnej przetwarzania Twoich danych
oraz celu ich przetwarzania.
Prawo sprzeciwu
Niezależnie od praw wymienionych wyżej możesz w dowolnym momencie złożyć sprzeciw wobec przetwarzania
przez pracodawcę Twoich danych osobowych w celu marketingu bezpośredniego. Po przyjęciu takiego wniosku
jesteśmy zobowiązani do zaprzestania przetwarzania danych w tym celu.
W szczególnych sytuacjach możesz w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania przez
pracodawcę (a w zakresie danych używanych, aby umożliwić Ci korzystanie ze szkoleń w Grupie Orange – przez
obu Współadministratorów) Twoich danych osobowych (w tym profilowania), jeśli podstawą wykorzystania Twoich
danych jest prawnie uzasadniony interes administratora lub interes publiczny. W takiej sytuacji, po rozpatrzeniu
wniosku, nie będziemy mogli przetwarzać danych osobowych objętych sprzeciwem, chyba że wykażemy, iż
istnieją:
• ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za
nadrzędne wobec interesów pracownika, jego praw i wolności, lub
• podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Zgoda
Jeśli podstawą do przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych jest udzielona przez Ciebie zgoda –
możesz ją w każdej chwili wycofać. Wycofanie zgody nie spowoduje negatywnych konsekwencji w związku z
Twoim zatrudnieniem. Nie będzie miało również wpływu na zgodność z prawem wykorzystania Twoich danych
przed cofnięciem zgody.
Z praw wymienionych w punktach: „Przysługujące Ci prawa”, „Prawo sprzeciwu” i „Zgoda” możesz skorzystać
wobec pracodawcy, a w zakresie danych używanych, aby umożliwić Ci korzystanie ze szkoleń w Grupie Orange
– wobec Współadministratorów, składając wniosek w aplikacji „Wnioski” lub wysyłając go listownie na adres:
Orange Polska S.A., Al. Jerozolimskie 160, 02-326 Warszawa. Możesz uzyskać pomoc, dzwoniąc pod numer
Infolinii HR i Środowiska Pracy 800 12 13 14.
Możemy prosić Cię o podanie dodatkowych informacji pozwalających na uwierzytelnienie w celu sprawdzenia,
czy masz prawo do złożenia wniosku.
Skarga
Jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy prawa, możesz wnieść skargę do
właściwego organu nadzorczego w zakresie danych osobowych (dla Orange Polska S.A. do Prezesa Urzędu
Ochrony Danych Osobowych, a dla Orange SA – do Commission nationale de l’informatique et des libertés,
CNIL).